Três passos para otimizar o rastreamento de despesas

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Três passos para otimizar o rastreamento de despesas

Três passos para otimizar o rastreamento de despesas Reprodução


Desde um simples almoço com o cliente a uma extensa viagem de negócios, as despesas são inevitáveis para os executivos ou colaboradores, que posteriormente costumam ser reembolsados. Entretanto, até que eles recebam o dinheiro de volta, há todo um processo burocrático com apresentação de recibos, planilhas e controle de fluxo de caixa, muitas vezes cercado por desconfiança.


Este procedimento pode se tornar uma tarefa fácil com a implementação de um sistema que não apenas armazena os recibos, mas também mostre o quanto é gasto com cada tipo de despesa de forma automática. A tecnologia permite rastrear as despesas com maior eficiência e economia em três passos, entenda:


1. Captura de recibos
Cada vez que um recibo é perdido, o colaborador fica sem reaver o dinheiro porque não pode comprovar e recuperar aquela compra. Para que isso não aconteça, com a aplicação correta, ele já pode tirar uma foto do comprovante no momento do gasto com seu smartphone e as informações são lançadas automaticamente no sistema de relatório em nuvem da empresa. Todos os dados relevantes, como data, valor e tipo de despesa são reconhecidos de forma inteligente e atualizados em tempo real, sem a necessidade de intervenção manual.


2. Gerenciamento de despesas
Em um aplicativo web, os lançamentos realizados podem ser filtrados por categoria, data, projetos, formas de pagamento e resumidos de diversas formas. Uma solução integrada com o Google Maps calcula os gastos com combustível, apenas informando pontos de partida e destino. A pré-definição de regras também aceita ou rejeita automaticamente as despesas que não respeitam os parâmetros, como gastos acima do valor estipulado ou fora de um dia útil. Por ser hospedado na nuvem, o portal oferece acesso ao colaborador e ao gestor de qualquer lugar, a qualquer momento, agilizando o processo. 


3. Emissão de relatórios
Relatar despesas por planilhas, além de ser trabalhoso, está sujeito a erros de digitação e à incompatibilidade com sistemas de contabilidade. A aplicação web deve garantir a integração entre o relatório gerado com o ERP (sistema de gestão), com a emissão de documentos exportados em variados formatos, como PDF, CSV, XML ou diretamente no software de contabilidade online.
Seguindo à risca a essas três etapas com um sistema de reembolso de despesas na nuvem, uma empresa pode economizar até cerca de 60% em relação ao controle realizado por planilhas, com um processo mais assertivo, ágil e seguro.


*Sebastiaan Vanhecke é Country manager da Xpenditure Brasil, plataforma de gerenciamento de despesas em nuvem

 

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